Logiciel de Workflow | Demande de congés | Solution de Workflow Web, Logiciel de dématérialisation des formulaires et automatisation des procédures, Logiciel de Workflow sans programmation

Demande de congés

Process

Le collaborateur renseigne le formulaire de demande de congés. La demande est envoyée au manager qui donne ou non son accord. En cas d'accord du manager, la demande est transmise au directeur qui prend la décision finale.

Schéma de modélisation (PDF)

Formulaire

Voici un exemple de formulaire PDF.
L’apparence peut être totalement personnalisée en utilisant un logiciel de publication du type MS Word.
Il suffit que le formulaire contienne l’ensemble des champs requis par ce process.

Workflow avec WorkflowGen

1/ Le collaborateur lance son navigateur web et se connecte à WorkflowGen en s'identifiant.

2/ Il clique sur "Nouvelle demande" et sélectionne la "Demande de congés". En cliquant sur "Lancer la demande" Il accède alors à la "Fiche de suivi de la demande".

3/ Dans "Mes actions à faire", il clique sur "Renseigner", c'est alors qu'apparait le formulaire PDF correspondant à la demande sélectionnée. Le collaborateur renseigne le formulaire et clique sur "Envoyer le formulaire".

4/ De retour sur la "Fiche de suivi de la demande", le collaborateur va pouvoir choisir à qui il désire transmettre sa demande. En cliquant sur "Affecter cette action à une personne", il sélectionne dans une liste une personne puis clique sur "Affecter".

5/ A ce moment là, un e-mail de notification est envoyé à la personne sélectionnée, il s'agit ici du manager, avec en objet : « Une nouvelle action vous a été affectée ».

6/ En cliquant sur "Consulter l'action", le manager accède à la "Fiche de suivi de la demande" et se rend dans "Mes actions à faire". En cliquant sur l'action qui lui a été affectée, (il s'agit dans le cas présent d'une validation), le formulaire PDF se lance à nouveau. Le manager peut également compléter des zones de saisie et donner son accord. Il clique sur "Envoyer le formulaire".

7/ Le manager sélectionne le prochain destinataire, qui est à son tour notifié par email et réalise l'action qui lui a été attribuée. Dans l'exemple suivant, c'est le directeur qui clôture la demande en donnant son accord ou son désaccord. Dans tous les cas de figure, le collaborateur est notifié du résultat final de sa demande de congés.

Fiche de suivi de la demande à la fin du process

Avantages WorkflowGen

- Elimination du papier dans la circulation des informations.
- Le demandeur peut savoir en temps réel où en est exactement le traitement de sa demande
- Le demandeur est averti immédiatement par email quand sa demande a été traitée
- WorkflowGen permet d'identifier les points bloquants dans le traitement du process et d'imposer des délais de réalisation des actions
- Les intervenants du process sont avertis par email des actions qu'ils doivent faire

Intégration avec les systèmes existants

Il est possible de récupérer le quota du collaborateur depuis une base de données et de pré-remplir la valeur dans le formulaire, et à la fin du process d'injecter les données du formulaire validé dans un système RH.

En conclusion WorkflowGen apporte :

Un gain de temps dans le traitement des process
Une meilleure qualité des informations transmises
Un service de suivi en temps réel pour les demandeurs
Une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des demandes

Accueil | Demo | Contact