1/ Le chef de projet lance son navigateur web et se connecte sur WorkflowGen en s'identifiant.

2/ Il clique sur " Nouvelle demande" et sélectionne la "demande d'investissement". En cliquant sur "Lancer la demande", il accède alors à la "Fiche de suivi de la demande".

3/ Dans " Mes actions à faire", il clique sur "Renseigner", c'est alors qu'apparaît le formulaire PDF correspondant à la demande sélectionnée. Le chef de projet renseigne le formulaire et clique sur "Envoyer le formulaire".

4/ De retour sur la "Fiche de suivi de la demande", le chef de projet va pouvoir choisir à qui il désire transmettre sa demande. En cliquant sur "Affecter cette action à une personne", il sélectionne dans une liste une personne puis clique sur "Affecter".

5/ A ce moment là , un e-mail de notification est envoyé à la personne sélectionnée, il s'agit ici du manager, avec en objet : " Une nouvelle action vous a été affectée".

6/ En cliquant sur "Consulter l'action", le manager accède à la "Fiche de suivi de la demande" et se rend dans "Mes actions à faire". En cliquant sur l'action qui lui a été affectée, (il s'agit dans ce cas d'une validation), le formulaire PDF se lance à nouveau. Le manager peut également compléter des zones de saisie et donner son accord. Il clique sur "Envoyer le formulaire".

7/ A son tour le manager va affecter une action au prochain participant en le sélectionnant comme l'a fait le chef de projet. Dans cet exemple c'est le contrôleur de gestion qui est choisi et notifié par email.

8/ Le contrôleur de gestion va lancer l'action qui lui a été attribuée et le formulaire PDF, (qui aura été renseigné et validé par les deux destinataires précédents), s'ouvre. A son tour, le contrôleur de gestion va donner son accord ou non à la demande d'investissement.

9/ Deux cas de figures se présentent alors :

• Si le contrôleur de gestion donne son accord et que le montant de la demande d'investissement est inférieur à 15 000 €, la demande est clôturée et le chef de projet est notifié par email.
  
• Si le contrôleur de gestion donne son accord et que le montant de la demande d'investissement est supérieur à 15 000 €, elle est alors transférée au directeur général qui devra effectuer la validation définitive.

Bien sûr, si le contrôleur de gestion ne donne pas son accord, quelque soit le montant demandé, le chef de projet est notifié par email d'une réponse négative, et la demande est clôturée.

10/ Prenons le cas où le montant demandé est supérieur à 15 000 € et que le contrôleur de gestion a donné son accord. Le directeur général est notifié par email et va à son tour lancer l'action de validation. C'est donc lui qui clôturera la demande, en donnant ou non son accord, et de toute façon, le chef de projet sera notifié par email.

- Elimination du papier dans la circulation des informations.
- Le demandeur peut savoir en temps réel où en est exactement le traitement de sa demande
- Le demandeur est averti immédiatement par email quand sa demande a été traitée
- WorkflowGen permet d'identifier les points bloquants dans le traitement du process et d'imposer des délais de réalisation des actions
- Les intervenants du process sont avertis par email des actions qu'ils doivent faire
- Il est possible d'archiver la demande sur un serveur de fichier, dans une base de données et même de l'imprimer

En conclusion WorkflowGen apporte :

• Un gain de temps dans le traitement des process
• Une meilleure qualité des informations transmises
• Un service de suivi en temps réel pour les demandeurs
• Une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des demandes