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Habilitation informatique

Process

Le collaborateur renseigne la demande d'habilitation informatique afin d'obtenir les droits pour utiliser des logiciels. La demande est transmise à son manager qui donne son accord ou non.

En cas d'accord du manager, la demande est envoyée en même temps aux directions concernées selon le type de logiciels que le collaborateur souhaite utiliser.

Une fois que toutes les directions concernées ont validé la demande cette dernière est transmise au service informatique, qui selon l'accord des directions, créé les comptes demandés par le collaborateur.

Schéma de modélisation (PDF)

Workflow avec WorkflowGen

1/ Le collaborateur lance son navigateur web et se connecte sur WorkflowGen en s'identifiant.

2/ Il clique sur "Nouvelle demande" et sélectionne la "demande d'habilitation informatique". En cliquant sur "Lancer la demande" il accède alors à la "Fiche de suivi de la demande".

3/ Dans "Mes actions à faire", il clique sur "Renseigner", c'est alors qu'apparait le formulaire PDF correspondant à la demande sélectionnée. Le collaborateur renseigne le formulaire, sélectionne les logiciels pour lesquels il voudrait les droits et clique sur "Envoyer le formulaire".

4/ De retour sur la "Fiche de suivi de la demande", le salarié va pouvoir choisir à qui il désire transmettre sa demande. En cliquant sur "Affecter cette action à une personne", il sélectionne dans une liste une personne puis clique sur "Affecter".

5/ A ce moment là, un email de notification est envoyé à la personne sélectionnée, il s'agit ici du manager, avec en objet : "Une nouvelle action vous a été affectée".

6/ En cliquant sur "Consulter l'action", le manager accède à la "Fiche de suivi de la demande" et se rend dans "Mes actions à faire". En cliquant sur l'action qui lui a été affectée, ( il s'agit dans le cas présent d'une validation), le formulaire PDF se lance à nouveau. Le manager peut également compléter les zones de saisie et donner son accord. Il clique sur "Envoyer le formulaire".

7/ Le formulaire validé par le manager est envoyé automatiquement et en même temps (synchronisation) aux directions correspondantes aux types de logiciels désirés par le collaborateur. Ces directions sont notifiées par email qu'elles doivent valider une demande.

8/ Le moteur de workflow de WorkflowGen attend que toutes les directions concernées aient accompli leurs actions sur le formulaire, et lorsque c'est chose faite, la demande est envoyée automatiquement au service informatique.

9/ Le service informatique pourra consulter le formulaire et créer les comptes des logiciels pour lesquelles les directions auront données leur accord. Le collaborateur est alors notifié par email que la demande est clôturée et accèdera au résultat de cette dernière.

Fiche de suivi de la demande à la fin du process

Avantages WorkflowGen

- Elimination du papier dans la circulation des informations.
- Le demandeur peut savoir en temps réel où en est exactement le traitement de sa demande
- Le demandeur est averti immédiatement par email quand sa demande a été traitée
- WorkflowGen permet d'identifier les points bloquants dans le traitement du process et d'imposer des délais de réalisation des actions
- Les intervenants du process sont avertis par email des actions qu'ils doivent faire
- Il est possible d'archiver la demande sur un serveur de fichier, dans une base de données et même de l'imprimer

En conclusion WorkflowGen apporte :

Un gain de temps dans le traitement des process
Une meilleure qualité des informations transmises
Un service de suivi en temps réel pour les demandeurs
Une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des demandes

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