Le demandeur renseigne la demande de prestation (en indiquant notamment l'objet et le délai souhaité)  qui est transmise à un coordinateur du service Logistique.

Le coordinateur analyse la demande, si celle-ci est incomplète elle est renvoyée au demandeur (qui pourra la transmettre à nouveau une fois complétée), si elle est complète elle est transmise au bon intervenant avec des consignes de délai de réalisation et de moyens à  mettre en oeuvre, pour le traitement de la prestation demandée.
 
L'intervenant, pour officialiser la réalisation ou non de la prestation, complète le formulaire et le transmet au demandeur (en cas de non réalisation de la prestation, il peut en expliquer les raisons).

Le demandeur va clôturer sa demande de prestation en mettant éventuellement une appréciation sur la prestation réalisée.
 
Le coordinateur est notifié par email que la demande a été clôturée. 

1/ Le collaborateur lance son navigateur web et se connecte sur WorkflowGen en s'identifiant.

2/ Il clique sur "Nouvelle demande" et sélectionne la "Demande de Prestation". En cliquant sur "Lancer la demande" il accède alors à la "Fiche de suivi de la demande".

3/ Dans "Mes actions à faire", il clique sur "Renseigner", c'est alors qu'apparait le formulaire PDF correspondant à la demande sélectionnée. Le collaborateur renseigne le formulaire, en précisant l'objet de sa demande et le délai de réalisation souhaité puis clique sur "Envoyer le formulaire".

4/ A ce moment là, un email de notification avec en objet : "Une nouvelle action vous a été affectée" est envoyé automatiquement au coordinateur du service logistique.

5/ En cliquant sur "Consulter l'action", le coordinateur accède à la "Fiche de suivi de la demande" et se rend dans "Mes actions à faire". En cliquant sur l'action qui lui a été affectée, ( il s'agit dans le cas présent de l'action "Analyser"), le formulaire PDF se lance à nouveau. Le coordinateur vérifie que les informations comprises dans la demande sont suffisantes pour réaliser la prestation. Si la demande est jugée incomplète, elle sera retourner au demandeur qui pourra effectuer l'action "COMPLETER" et la renvoyer à nouveau au coordinateur. Si la demande est jugée complète, le coordinateur défini une date de résolution et des directives destinées à l'intervenant qui va réaliser la prestation demandée. Le coordinateur clique sur "Envoyer le formulaire", il accède à la "Fiche de suivi de l'action" et sélectionne dans une liste l'intervenant qui traitera la demande.

6/ L'intervenant sélectionné est notifié par email qu'une action lui a été affectée. Il clique dans l'email sur "Consulter l'action" puis sur "Mes actions à faire". En cliquant sur l'action "TRAITER", il lance le formulaire et prend connaissance du contenu de la demande, des directives du coordinateur et du délai qu'il devra respecter. Une fois la prestation traitée, il renseigne la date de traitement et le champ définissant si oui on on la réalisation a pu être effectuée. Il clique sur "Envoyer le formulaire".

7/ Le demandeur est notifié par email qu'il doit réaliser l'action "CLOTURER". A nouveau, le formulaire est lancé. Le demandeur peut alors mettre une appréciation sur le résultat issu du traitement de sa demande de prestation. Il clique finalement sur "Envoyer le formulaire", à ce moment là, le coordinateur est notifié par email que la demande est cloturée. Il accède alors à la "Fiche de suivi de la demande" et au formulaire comportant toutes les actions réalisées.

- Elimination du papier dans la circulation des informations.
- Le demandeur peut savoir en temps réel où en est exactement le traitement de sa demande
- Le demandeur est averti immédiatement par email quand sa demande a été traitée
- WorkflowGen permet d'identifier les points bloquants dans le traitement du process et d'imposer des délais de réalisation des actions
- Les intervenants du process sont avertis par email des actions qu'ils doivent faire
- Il est possible d'archiver la demande sur un serveur de fichier, dans une base de données (pour faire du reporting) et même de l'imprimer

En conclusion WorkflowGen apporte :

• Un gain de temps dans le traitement des process
• Une meilleure qualité des informations transmises
• Un service de suivi en temps réel pour les demandeurs
• Une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des demandes