1/ Le Chef de Service lance son navigateur web et se connecte sur WorkflowGen en s'identifiant.

2/ Il clique sur "Nouvelle demande" et sélectionne le process de "Validation de Note Interne". En cliquant sur "Lancer la demande" il accède alors à la "Fiche de suivi de l'action".

3/ Il clique sur "Lancer l'action" et accède à l'interface de "Doc-Upload". L'action qu'il doit effectuer est d'"Uploader" dans WorkflowGen la note interne à faire valider. Il clique sur le bouton "Parcourir", l'explorateur de fichiers de son poste local s'ouvre et il sélectionne la note (document Word, PDF ou autres formats...). Il clique ensuite sur "Envoyer le formulaire" et automatiquement le fichier est téléchargé dans WorkflowGen. Au même instant, le Responsable Qualité reçoit un email l'avertissant qu'une action lui a été attribuée. 

4/ Depuis l'e-mail de notification, le Responsable Qualité peut consulter l'action qui lui a été affectée et se rendre dans WorkflowGen. Il accède alors directement à la "Fiche de suivi de la demande". L'action qu'il doit faire est d'"Approuver" la note interne proposée par le Chef de Service. Dans "Mes actions à faire", il clique alors sur "Approuver" et accède à l'interface d'approbation de document "Doc-Approval". La note proposée s'affiche automatiquement dans l'interface, le Responsable Qualité peut en prendre connaissance et choisir entre quatre boutons radio pour définir la suite de la demande : Accord, Refus, Transmettre, A modifier.

4.1/ Si le Resp. Qualité choisit "Accord" :
La note proposée est approuvée et pourra être publiée, le Chef de Service est notifié par e-mail que sa demande est clôturée et la note approuvée.

4.2/Si le Resp. Qualité choisit "Refus" :
La note proposée est refusée. Le Chef de Service est notifié par email que sa demande est clôturée et la note refusée.

4.3/Si le Resp. Qualité choisit "Transmettre":
Le Responsable Qualité aura approuvé la note proposée et jugera qu'elle nécessite l'approbation du Directeur qui décidera de sa publication. Le Directeur est alors notifié par e-mail qu'une action lui a été affectée. De l'e-mail, il clique sur le nom de l'action, ici "Approuver" et accède à la "Fiche de suivi de l'Action" dans WorkflowGen. Il lance son action, l'interface de "Doc-Approval" apparait, la note proposée s'affiche sur l'écran. Le Directeur a lui deux choix possibles : Accord, Refus.

4.3.1/Si le Directeur choisit "Accord":
La note proposée est acceptée. Le Responsable Qualité et le Chef de Service sont notifiés automatiquement par e-mail que la demande est clôturée et que la note a été approuvée.

4.3.2/Si le Directeur choisit "Refus" :
La note est refusée. Le Responsable Qualité et le Chef de Service sont automatiquement notifiés  par e-mail que la demande est clôturée et que la note a été refusée.

4.4/Si le Resp.Qualité choisit "A modifier" :
Le Responsable Qualité désire que le Chef de Service modifie la note. Un e-mail de notification est automatiquement envoyé au Chef de Service, l'informant qu'une nouvelle action lui a été affectée. Le Chef de Service se rend dans WorkflowGen directement à partir de l'e-mail de notification et accède à la "Fiche de suivi de la demande". Il peut consulter les commentaires du Responsable Qualité et le fichier qu'il aura peut-être joint, puis lance son action "Modifier". L'interface de "Doc-Upload" se lance et le Chef de Service peut télécharger dans WorkflowGen la note qu'il aura modifiée. Il cliquera ensuite sur "Envoyer le formulaire", et à nouveau le Responsable Qualité sera notifié par e-mail qu'il doit approuver la note (puis le process reprend au niveau 4)  

Dans tous les cas de figures, le Responsable Qualité peut saisir un commentaire pour agrémenter son choix et/ou télécharger lui aussi un fichier dans WorkflowGen.

Pour finaliser son action le Responsable Qualité clique sur le bouton "Envoyer le formulaire".