L’intégration d’un nouvel employé est un processus répétitif particulièrement chronophage et dont l'optimisation devient indispensable. Une multitude de départements doivent interagir ensemble, plusieurs accès doivent être accordés, les outils bureautiques doivent être commandés, etc. En utilisant le logiciel de workflow WorkflowGen, vous pouvez améliorer considérablement les délais et la qualité des traitements et réduire la complexité du processus.
 
Quand un nouvel employé est engagé, le supérieur hiérarchique remplit initialement un formulaire avec l’information de base du nouvel employé en plus des besoins requis pour les différents départements.
 
Chaque département pour lequel un besoin est requis recevra automatiquement un formulaire à compléter.
 
Ils ont la possibilité de sauvegarder en brouillon l’information entrée dans le formulaire et d’y revenir plus tard. Ceci peut être très utile dans le cas où toute l’information n’est pas disponible à la première ouverture du formulaire.
 
Pour chaque action devant être complétée, WorkflowGen envoie une notification email automatique aux utilisateurs concernés.
Si un délai de réalisation est spécifié sur une action, WorkflowGen peut automatiquement envoyer une notification email de retard aux utilisateurs concernés ou bien à tout autre utilisateur du système.

Une fois tous les besoins satisfaits et les formulaires complétés, les différents départements soumettent leur formulaire au supérieur hiérarchique pour une révision finale.

Le supérieur hiérarchique révise et approuve les formulaires des différents départements et complète le process d’intégration d’un nouvel employé.
 
Une fois le process complété, les données des différents formulaires peuvent être exportés automatiquement dans un système RH externe en utilisant une action système automatique. De cette façon, l’information peut être consultée en tout temps dans le cas d’une modification au profil de l’employée ou bien le congédiement d’un employé. 

Voici un exemple du formulaire initial rempli par le supérieur hiérarchique. L'aspect du formulaire peut être complètement personnalisé en utilisant des outils d’édition de documents tel MS Word ou MS Publisher. Le formulaire PDF doit simplement contenir les champs requis pour le process.

Voici un exemple du formulaire rempli par le département informatique. L'information du nouvel employé entrée dans le formulaire initial est automatiquement remplit dans tous les formulaires des différents départements. L'employé informatique à l'option de sauvegarder son formulaire comme brouillon s'il ne l’a pas complètement finalisé.

- Elimination du papier dans la circulation des informations.
- Le demandeur peut savoir en temps réel où en est exactement le traitement de sa demande
- Le demandeur est averti immédiatement par email quand sa demande a été traitée
- WorkflowGen permet d'identifier les points bloquants dans le traitement du process et d'imposer des délais de réalisation des actions
- Les intervenants du process sont avertis par email des actions qu'ils doivent faire

En conclusion WorkflowGen apporte :

• Un gain de temps dans le traitement des process
• Une meilleure qualité des informations transmises
• Un service de suivi en temps réel pour les demandeurs
• Une plus grande efficacité dans le traitement et le suivi des demandes