Portail de Workflow
- Application 100% web
- Compatible Microsoft Internet Explorer 6+
- Compatible Firefox
- Authentification Single Sign On
- Interface intuitive ne nécessitant aucune formation
- Interface disponible en 10 langues (compatible unicode)
- Portail de workflow personnalisé selon les droits et les préférences
- Page d’accueil intelligente avec la liste des informations sur les workflows en cours de l’utilisateur connecté (en cours, à faire, en retard, etc.)
- Suivi en temps réel des workflows avec vue graphique
- Suivi détaillé des demandes : qui a fait quoi et quand ?
- Vue du portail en mode mono ou multi-process
- Recherche multi-critères sur les demandes et les actions
- Tris et filtres multiples sur les demandes et actions en cours et archivées
- Utilisation d’un formulaire de recherche multi-critères
- Gestion de la délégation des actions pour une période définie
- Possibilité d’ajouter des liens vers des contenus web existants pour obtenir d’autres informations
- Possibilité d’ajouter un bandeau graphique personnalisé
- Intégration du portail de workflow dans des applications web existantes

Alertes
- Notification email suivant des évènements (Action à faire, Action à affecter, Retard, Demande clôturée, etc…)
- Email de notification en format texte ou HTML
- Modèles d’emails personnalisables
- Protocole SMTP compatible avec Exchange , Lotus, etc.
- Lancement d’une action à faire depuis l’email de notification

e-Forms
- Saisie des informations dans le formulaire depuis le navigateur web
- Utilisation des formulaires PDF
- Utilisation des Web Forms
- Possibilité de remplir des champs du formulaire depuis des applications tierces ou des bases de données
- Signature électronique
- Possibilité de rattacher des pièces jointes

Fonctions de Workflow
- Gestion d’actions humaines et d’actions automatiques dans un même workflow
- Création de règles métiers selon les données du workflow
- Création de conditions ou d’exceptions basées sur les données du workflow ou utilisation de macros clés en main
- Personnalisation des contenus et de l’affichage des emails de notification évènementiels (SMTP)
- Gestion de l’escalade des actions en fonction des données du workflow
- Gestion de la délégation des actions des participants des workflows
- Création de workflows complexes avec des sous-processus
- Personnalisation et sécurisation de l’affichage des données du workflow dans le module utilisateur
- Application de validation de documents clés en main
- Possibilité de rattacher n’importe quel type de pièces jointes au workflow
- Enregistrements des formulaires électroniques en mode brouillon
- Gestion des données du workflow stockées en base de données sans programmation
- Utilisation de toutes les méthodes d’affections possibles (automatiques, self service, dynamiques, etc…)
- Gestion de circuits parallèles ou en série
- Action de synchronisation automatique
- Définition d’un délai de réalisation pour la globalité du workflow
- Définition d’un délai de réalisation des actions lors de la conception du workflow ou lorsque ce dernier est en cours d’exécution
- Lancement d’un workflow depuis une application tierce
- Numéro d’identification unique pour tous les workflows
- Gestion de l’identification des demandes par workflow, par année ou par mois

Méthodes d’affection d’une action
- Manuelle (l’utilisateur de l’action courante sélectionne dans une liste prédéfinie l’utilisateur qui fera l’action suivante)
- Récupération de l’utilisateur depuis une donnée du workflow
- Self service (le premier utilisateur qui prend en charge l’action peut la faire)
- Par un coordinateur qui affectera lui-même l’action
- Par le responsable de…
- Par la personne qui a déjà fait l’action …

Applications de workflow clés en main
- Support de formularies PDF
- Support de Web form .NET
- Support de Web form XForm
- PDF2DB: Export de données du formulaire PDF dans une ou plusieurs base de données
- DocApproval: Router et valider des documents depuis un navigateur web
- DocUpload: Téléchargement de documents dans un workflow
- GetUsersFromDir: Interrogation de l’annuaire en cours de workflow pour retrouver un utilisateur (ou une liste d’utilisateurs) afin de lui (leur) affecter dynamiquement une action ou lui (leur) envoyer une notification email

Design des process
- Application 100% Web
- Implémentation des Workflows graphiquement sans programmation
- Gestion des données du process (Texte, Numérique, Date, Heure, Fichier)
- Gestion des actions (Humaines, Automatiques, Sous-process)
- Gestion des notifications (Notifications personnalisées suivant des évènements)
- Gestion des applications (e-Forms, Import/export, Webservices, alertes,etc...)
- Les rôles peuvent être associés à des utilisateurs et/ou des groupes et/ou des annuaires
- Gestion des catégories (Organisation des process par catégories)
- Affichage automatique du rapport de la définition du workflow avec une fonctionnalité de contrôle de cohérence
- Compatible avec les standards du Workflow Management Coalition (WFMC)
- Test des workflows sur le serveur de production

Gestion des process
- Organisation des process dans des dossiers sécurisés pour faciliter leur gestion décentralisée
- Délégation de l’administration des process par dossier
- Import/Export de la définition des process en XPDL (standard basé sur XML)
- La mise en production d’un process en développement s’effectue en un seul clic
- Disponibilité des process 24h/24h et 7j/7j: mise à jour de la définition des process en production
- Versioning des workflows
- Utilisation de différents statuts pour la gestion des workflows (Actif, En test, En construction, Archivé, etc…)
- Organisation des workflows en une ou plusieurs catégories pour les utilisateurs finaux
- Duplication d’un workflow existant pour en créer un nouveau

Authentification
- Authentification Active directory (basique or integrée)
- Authentification applicative (les mots de passe sont gérés en base de données)
- Authentification annuaire LDAP
- Intégration avec un système existant Single Sign On

Communication
- Encryptage SSL

Formulaires
- Accès sécurisé aux champs du formulaire selon le profil de l’utilisateur ou de l’action en cours
- Signature électronique avec certificat

Gestion de l’annuaire
- Création d’annuaires multiples (par services, clients, partenaires, etc.)
- Chaque utilisateur peut disposer de plus de 20 propriétés réutilisables dans les workflows
- Gestion des groupes
- Gestion de la hiérarchie
- Requête dans des annuaires existants pour créer dynamiquement des groupes virtuels
- Gestion de l’historique des workflows des utilisateurs supprimés

Synchronisation automatique de l’annuaire
- Active directory
- Fichiers textes CSV
- LDAP (via des fichiers textes)
- SQL (via des fichiers textes)

Gestion des participants
- Création de participants globaux utilisables dans plusieurs workflows
- Participants du workflow basés sur des rôles
- Utilisation de profils multiples pour gérer l’accès aux fonctionnalités du produit
- Définition des participants en tant qu’utilisateur(s) unique(s), groupes, coordinateurs ou annuaires
- Permettre aux superviseurs de process de ré-affecter des actions, de supprimer des demandes, d’avoir accès aux statistiques

Persistance des données
- Stockage des données du workflow (texte, numérique, date, heure) dans un serveur SQL ou Oracle
- Stockage des fichiers associés aux workflows sur le serveur web ou sur un serveur de fichier distant
- La taille de la base de données et l’usage de la bande passante du réseau sont optimisés

Export
- Export des process et des données du formulaire à tout moment lors de l’exécution
- Vues SQL documentées pour directement interroger la base de données
- Un lot DTS pour SQL Server est disponible pour répliquer le contenus et les données des workflows sur un autre serveur SQL

Sauvegarde
- Procédure de sauvegarde standard des données SQL pour la base de données
- Procédure de sauvegarde standard d’un serveur de fichier pour les fichiers

- Statistiques prêtes à l’emploi et tableaux de bord
- Export au format CSV
- Génération de statistiques en filtrant sur des données du workflow
- Rapport d’activité par demande, action, process, participant
- Personnalisation des rapports avec des modules de reporting ou des outils décisionnels

Intégration du portail
- Intégration dans votre portail web de portlets workflow prêts à l’emploi via la technologie RSS
- Ajout de liens vers des applications tierces pour lancer directement des workflows
- Ajout de bandeaux graphiques personnalisés dans le module utilisateurs finaux avec logos et liens

Intégration avec des bases de données
- Export des process et des données des formulaires dans des bases de données via des commandes SQL
- Support du PDF FDFToolkit qui permet de fournir aux formulaires PDF la fonctionnalité de récupération de données en interrogeant des procédures distantes à la manière de web services

Kit de développement
- Création de web services pour prendre en charge des actions du workflow
- Déclenchement de workflows à partir d’applications tierces
- Utilisation d’applications tierces dans un workflow
- Génération dynamique de documents à partir de données d’un workflow
- Export de documents et de données dans des applications tierces
- Export/Import de données entre des workflows et des applications tierces

Connecteurs Sharepoint Portal Server et WSS
- Intégration de rubriques du portail WorkflowGen dans des Web Part SPS
- Export de données depuis WorkflowGen vers SPS ou dans les listes WSS
- Export de fichiers depuis WorkflowGen vers SPS ou dans des librairies WSS
- Déclenchement de workflows de validation de document à partir de librairies SPS

Autres exemples d’intégration
- SAP (BAPI via connecteurs COM ou SAP .NET)
- PeopleSoft
- IBM AS/400
- Salesforce.com
- Tous autres systèmes de back-office avec COM, .NET ou des interfaces de type webservices

- Application web sans gestion de session ni d’état
- Pas de gestion d’objets persistants en mémoire coté serveur
- Les données de type fichier sont stockées dans le système de fichiers
- La taille de la base de données et l’usage de la bande passante du réseau sont optimisés
- Déploiement de WorkflowGen dans un environnement web farm avec support de la répartition de charge (load balancing)
- Répartition si nécessaire de l’application et des données associées sur plusieurs serveurs