WorkflowGen est un logiciel de workflow complet permettant :
- aux utilisateurs de manipuler facilement les eforms
- aux administrateurs de concevoir et contrôler les workflows efficacement
- au moteur de workflow de s’intégrer parfaitement dans le système d’information.

Les utilisateurs manipulent les eForms avec une interface 100% web (disponible en 10 langues).
Ce portail de workflow est complètement personnalisé en fonction des droits et préférences de l’utilisateur.
Il peut même être intégré à un portail d’entreprise grâce à d’efficaces portlets.

L’utilisateur peut aisément :
- initier une nouvelle demande (en fonction de son profil)
- suivre ses demandes en cours (vue graphique du circuit de traitement)
- effectuer une action qui lui a été assignée
- rechercher des informations sur des demandes récentes, achevées ou archivées.
- déléguer ses actions à un collègue (le temps d’un congé par exemple)
- basculer entre une vue multi-process ou mono-process

Les utilisateurs participants à un workflow sont notifiés en temps réel de l’évolution du process.
Ils reçoivent des emails complètement personnalisés les avertissant: des actions qui leurs ont été assignées, des actions qu’ils doivent assigner, des demandes qui ont été clôturées, des actions annulées ou dont le délai a été dépassé…

WorkflowGen offre un environnement 100% web pour la création et le contrôle des workflows (disponible en 5 langues).

Les administrateurs disposent d’un outil de conception graphique pour littéralement dessiner les process qu’ils souhaitent implémenter.



Grâce à l’utilisation du standard XPDL (XML Process Definition Language) ces process peuvent ensuite être partagés avec d’autres utilisateurs ou d’autres logiciels de workflow.
WorkflowGen offre en outre un système de versioning perfectionné, permettant un fonctionnement sans interruption de service, même en cas de mise à jour des process.

Les administrateurs peuvent gérer très précisément les utilisateurs et les groupes participant aux process. Ils peuvent également synchroniser les informations avec des répertoires existants (Active Directory, LDAP…).
Des informations détaillées sont disponibles grâce à des tableaux de bord. Elles peuvent aussi être envoyées à des outils de  Reporting (Business Intelligence) dédiés  pour obtenir des statistiques ou des rapports spécifiques.

WorkflowGen supporte le format PDF. Ainsi les utilisateurs peuvent créer des eForms simplement en scannant leurs formulaires papiers existants et en les convertissant en eForms.
Ils peuvent également créer de nouveaux formulaires à l’aide de leurs outils de publication habituels, comme MS Office ou tout autre logiciel permettant la conversion PDF.

WorkflowGen supporte également les web forms (en utilisant xForms, ASP.NET, ASP classique ou tout autre langage web). Ceci permet aux concepteurs de bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités offertes par le format web (interactivité, animation, intégration/accès aux données…)

De plus WorkflowGen intègre des fonctionnalités permettant d’attacher des documents à un formulaire, ainsi que de gérer le processus de validation d’un document.

WorkflowGen est un logiciel de workflow spécialement conçu pour automatiser rapidement et aisément des workflows humains/administratifs. Il peut traiter les processus simples tout comme les processus complexes, comportant deux ou plusieurs centaines d’actions et de participants.

Un participant peut être une personne, une liste de personnes ou une liste de personnes avec un coordinateur.

Une tâche peut être assignée manuellement, automatiquement (à une personne sélectionnée par une application tierce par exemple), en self service, par un coordinateur ou temporairement délégué à un autre utilisateur…

Elle peut également être assignée directement au manager grâce à la gestion de la hiérarchie (éventuellement en lien avec des annuaires existants).

Le concepteur de process peut gérer très finement les notifications (via des emails personnalisés) ainsi que les exceptions (délai, annulation ou erreur).

WorkflowGen peut être utilisé pour implémenter des processus complexes impliquant :
- des actions en parallèles
- des interactions avec des applications tierces (export de données vers un ERP par exemple)
- des sous-process indépendants lancés à partir d’un process père
- le déclenchement de process à partir d’applications externes (des web services par exemple)

L’authentification est totalement sécurisée et peut être basée sur Active Directory, des systèmes SSO ou des bases de données.

Le support de SSL permet une utilisation en extranet.

Le contenu des formulaires peut aussi être sécurisé grâce à l’utilisation des signatures électroniques dans les formulaires PDF.

WorkflowGen peut être aisément intégré dans tout système d’information.

Les annuaires existants peuvent être utilisé pour synchroniser la base de données des utilisateurs.

WorkflowGen intègre des fonctionnalités d’accès aux bases de données à partir des formulaires ou à partir du moteur de workflow, permettant l’import/export de données en tout temps.

WorkflowGen est fourni avec un Kit de Développement, permettant d’interagir avec virtuellement n’importe quel système. Le Kit de Développement consiste en :
- Une API XML permettant une communication SOAP avec toute application tierce (ERP, CRM...)
- Une bibliothèque d’exemples couvrant les cas d’utilisation usuels (gestion avancée des emails, déclenchement automatique d’un process de validation à l’arrivée d’un nouveau document…) dans différents langages de programmation (ASP, ASP.NET, VBscript…)

Le Kit de Développement peut également être utilisé pour partager des documents avec un logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents).

L’API XML et le protocole SOAP permettent bien entendu la communication avec n’importe quel web service.

De plus WorkflowGen permet de tirer profit des portails d’entreprises existants en s’y intégrant grâce à des portlets. De cette façon les utilisateurs ont un accès direct à leurs demandes en cours, à de nouvelles demandes, à leurs actions à réaliser, etc…

Le Kit de Développement offre également des connecteurs prêts à l'emploi pour intégrer WorkflowGen avec SharePoint Portal Server 2003. 

Le tableau de bord intégré à la solution permet aux administrateurs d’avoir en temps réel une vue globale et détaillée sur les processus en-cours ou clos (nombre total de process en cours, process le plus utilisé par un utilisateur donné, actions en retard, temps moyen de traitement…)

Pour des traitements plus poussés des données (rapports, tableaux croisés, cubes OLAP…), WorkflowGen permet l’export de données vers des outils de  Reporting dédiés (Crystal Reports, Business Objects, Cognos…)