Comment une organisation gouvernementale a créé un guichet unique pour automatiser les demandes administratives

Digitalisez les processus papier et responsabilisez les employés avec WorkflowGen

Pour une organisation gouvernementale avec des milliers d'employés, la gestion d'innombrables demandes administratives (telles que des demandes de badges, de réservations de salles et d'assistance TI) peut rapidement devenir un cauchemar — surtout quand la plupart des processus sont toujours sur papier ! La saisie des données requise pour chaque demande est laborieuse et coûteuse en temps, et peu gratifiante pour l'employé chargé de cette tâche. D'ailleurs, il n'y avait aucune infrastructure technique en place pour gérer les workflows des demandes.

En plus de la nécessité évidente de digitaliser et d'automatiser les processus, un guichet unique était nécessaire qui agirait en tant que hub central où les utilisateurs pourraient lancer n'importe quel type de demande. Ce hub central permettrait aussi aux utilisateurs de suivre leurs demandes, d'envoyer des commentaires à tous les acteurs de processus impliqués, d'interagir entre eux et même de rapidement annuler une demande si nécessaire.

Ce hub central offrirait les fonctions suivantes :

• Intégrer les demandes des utilisateurs finaux.
• Minimiser les clics pour les utilisateurs finaux en permettant un accès rapide pour lancer des demandes.
• Permettre la création rapide des processus et les mettre immédiatement à disposition des utilisateurs.
• Faciliter le processus d'approbation.
• Être accessible aux 1800 utilisateurs situés à travers différents sites.
• Avoir un design ergonomique et adaptable à différents appareils.

WorkflowGen est la solution parfaite pour créer ce type de hub en centralisant toutes les demandes dans un portail facile à utiliser. La fonctionnalité de favoris permet aux utilisateurs d'ajouter certains processus à une liste de favoris dans une section dédiée dans les pages principales de leurs portails utilisateurs, comme les marques-pages dans un navigateur Web. Un accès plus rapide avec un minimum de clics et de défilements améliore considérablement l'expérience utilisateur ainsi que la productivité.

La solution WorkflowGen

• Les designers de workflows et de formulaires intégrés de WorkflowGen travaillent ensemble pour permettre la création rapide des processus et les mettre à disposition des acteurs.
• Augmentation de l'adaptabilité selon le feedback des utilisateurs grâce à la création de versions additionnelles des processus pour optimiser davantage leurs comportements.
• Finaliser la création des processus avec le déploiement rapide d'un portail de workflows complet et intuitif depuis lequel les participants peuvent lancer des nouvelles demandes.
• Utiliser les données de processus pour générer des rapports, des graphiques et des tableaux de bord personnalisables, qui peuvent eux aussi être ajoutés aux listes des favoris.

Bénéfices

• Amélioration de la structure organisationnelle en définissant des processus à la fois rigoureux et flexibles.
• Remplacement des processus papier en digitalisant et en automatisant tous les processus.
• Habilitation des employés en leur donnant la capacité de lancer rapidement n'importe quel type de demande.
• Réduction des goulets d'étranglement en implémentant des délais de processus et d'actions.