Quand on gère des centaines de filiales sous l'égide d'une grande entreprise, le suivi et le contrôle de toutes les autorisations légales requises peuvent devenir un vrai casse-tête. Dans cette organisation, ces demandes étaient passées entre de différents acteurs — sur papier ! Il va sans dire que ce processus était difficile, inefficace et pas sécuritaire. Sans une façon efficace de bien gérer et suivre les demandes, les formulaires se perdaient ou traînaient sur le bureau d'un employé en congé, créant ainsi des goulets d'étranglement et de la confusion.
Afin de centraliser et d'optimiser ce processus interne, la solution devait faire ce qui suit :
En définissant dynamiquement l'intégralité du circuit d'approbation, les autorisations légales suivent maintenant un workflow spécifique sans risque de perte. Un adjoint peut facilement lancer une demande d'autorisation en quelques minutes, avec des notifications automatiques envoyées à tous les acteurs impliqués dans le circuit d'approbation. Et, bien sûr, les formulaires papier sont devenus choses du passé.
L'application GETUSERSFROMDIR de WorkflowGen récupère les utilisateurs spécifiques selon n'importe quelle condition tel qu'un titre de poste ou un nom de compagnie afin d'affecter automatiquement les actions à des utilisateurs particuliers ou à des groupes d'utilisateurs. Ceci est un excellent exemple de comment WorkflowGen peut exploiter des répertoires de compagnie existants grâce à une intégration rigoureuse qui permet l'automatisation facile des tâches qui pourraient autrement prendre des heures, des jours ou même des semaines à compléter. Les bénéfices les plus évidentes viennent sous forme du temps libéré pour des tâches à valeur ajoutée et de l'augmentation de la sécurité et de l'intégrité des demandes elles-mêmes, puisqu'elles ne peuvent plus être perdues ou bloquées.