Comment digitaliser des processus métiers intégrant différentes organisations et plateformes avec un moteur d’orchestration ?

Cas d'affaires

Les entreprises de facturation et de remboursement de frais médicaux jouant le rôle d'intermédiaires entre les professionnels de la santé et les assureurs doivent numériser et optimiser les processus de facturation tout en exploitant les plateformes et les infrastructures existantes des différentes parties concernées.

Les trois organisations distinctes et les multiples participants impliqués dans ce type de processus rencontrent souvent des problèmes avec leurs procédures de facturation ainsi qu'avec la communication entre toutes les parties. Des demandes lancées et traitées par courriels qui vont et viennent entre les hôpitaux, les compagnies de facturation et les assureurs peuvent entraîner des retards de plusieurs semaines entre les prises en charge des demandes et les remboursements éventuels.

Dans ce type d'architecture, les diverses applications déjà en place peuvent comprendre :

• Les systèmes de gestion des demandes (compagnie d'assurances)
• Les applications personnalisées qui gèrent les données, telles que les types des demandes, les codes des procédures médicales et des établissements, et l'acheminement et division des réclamations (compagnie de facturation)
• Les applications de comptabilité (hôpitaux)
• Les portails divers des utilisateurs finaux (patients, hôpitaux, assureurs)
• Les normes industrielles standards pour la transmission des données des réclamations

Besoin

La solution idéale devait permettre ce qui suit :

• Permettre aux spécialistes de valider, d'autoriser et de réaliser des actions de workflow relatives à certaines réclamations.
• Proposer des portails utilisateurs personnalisables, ou interfacés avec les applications et les plateformes existantes des compagnies.
• Permettre aux acteurs de processus de facilement signaler des situations.
• Faciliter la communication entre les départements internes ainsi qu'entre les compagnies.
• Fournir des indicateurs afin de s'assurer que les tâches soient complétées et acheminer une demande au prochain acteur du processus, qu'il soit interne ou externe.
• Coordonner les listes de tâches.
• Assurer rapidement les règlements aux hôpitaux dans le délai requis et sans incidents.

WorkflowGen est une solide application indépendante ainsi qu'un moteur de workflow pouvant être intégrés sans difficulté avec des logiciels et des infrastructures existantes afin de piloter n'importe quels types de processus.

WorkflowGen propose une nouvelle façon d'exécuter ce type d'intégration grâce à l'API GraphQL, une technologie de pointe qui offre encore plus de flexibilité et de configurabilité quant aux intégrations.

Solutions techniques

• Les capacités d'intégration étendues et transparentes permettent aux infrastructures logicielles existantes et aux interfaces frontales développées par les compagnies d'être maintenues sans problèmes.
• Des applications Web peuvent être développées afin d'améliorer la communication entre WorkflowGen et les logiciels internes des compagnies.
• WorkflowGen peut être implémenté en tant que moteur d'orchestration pour optimiser et coordonner de façon plus efficace le flux de demandes et de données.
• Les acteurs de processus qui sont habitués à l'usage des emails peuvent continuer grâce aux fonctionnalités d'approbation à distance et des notifications par email de WorkflowGen, et peuvent toujours laisser des commentaires à chaque étape du workflow.
• La fonctionnalité d'approbation rapide et de masse de WorkflowGen permet aux acteurs de processus de valider les demandes en un clic ou en une tape, à un seul et même endroit et depuis n'importe quel appareil.
• La nouvelle API GraphQL permet la création de portails d’utilisateur final entièrement personnalisés (au lieu du portail WorkflowGen standard) et peut grandement simplifier la configuration de la récupération des données de processus qui peuvent ensuite être affichées dans l’interface frontale.

Bénéfices

Grâce à l'implémentation de WorkflowGen, les entreprises peuvent accélérer l'apport de valeur ajoutée dans un délai de commercialisation plus court et avec une agilité opérationnelle améliorée, tout en exploitant les compétences et les solutions existantes, ce qui offre une expérience client optimisée.

• L'intégration de WorkflowGen en arrière-plan permet de capitaliser sur les applications, les plateformes et les infrastructures existantes, ce qui élimine toute courbe d'apprentissage pour les acteurs de processus, sans aucune perturbation des opérations quotidiennes.
• Les utilisateurs finaux de chacune des organisations individuelles impliquées dans les processus de facturation et de remboursement peuvent continuer à utiliser leurs interfaces familières dans les infrastructures logicielles existantes pendant que WorkflowGen agit comme moteur en arrière-plan, sans avoir à effectuer des refontes majeures ou des migrations vers d'autres environnements.
• Les files d'attente et l'affectation automatique des actions réduisent considérablement les délais de traitement tout en éliminant les emails qui vont et viennent, ce qui augmente l'efficacité des équipes.
• Les actions de workflow telles que les approbations ou les modifications des demandes peuvent être effectuées à distance depuis n'importe quel appareil, réduisant ainsi les délais de traitement des réclamations causés par les absences du bureau des acteurs de workflow.
• La communication et la coordination entre les départements sont fortement optimisées.
• Les erreurs de codes de facturation médicale peuvent être rapidement signalées et corrigées sans interruption du traitement qui pourrait par ailleurs retarder les réclamations ou bien les refuser par erreur.
• L'API GraphQL et les autres fonctionnalités d'intégration telles que les « webhooks » facilitent l'agilité opérationnelle, ce qui permet l'implémentation de plus haut niveau de personnalisation et la manipulation plus précise des données.
• Les remboursements rapides et précis effectués par un moteur de workflow rigoureux et éprouvé avec une fonction d'audit renforcent l'intégrité financière de chacune des parties impliquées.
• Expériences client et utilisateur améliorées.
• Plus grande satisfaction et confiance de la part des hôpitaux et de leurs patients.